เลือก โปรแกรมทำบัญชี แบบไหนมาใช้ ถึงตอบโจทย์นักบัญชีมากที่สุด

เลือก โปรแกรมทำบัญชี แบบไหนมาใช้ ถึงตอบโจทย์นักบัญชีมากที่สุด

เลือก โปรแกรมทำบัญชี แบบไหนมาใช้ ถึงตอบโจทย์นักบัญชีมากที่สุด

เลือก โปรแกรมทำบัญชี แบบไหนมาใช้ ถึงตอบโจทย์นักบัญชีมากที่สุด นักบัญชีจะเลือกโปรแกรมทำบัญชีแบบไหนมาใช้ ถึงจะตอบโจทย์การทำงานได้มากที่สุด หลักๆ

แล้วก็ควรจะเลือกโปรแกรมบัญชีที่สามารถลดเวลาการคีย์ข้อมูลซ้ำๆ มีเมนูที่ใช้งานง่ายแม้แต่เจ้าของธุรกิจก็ใช้งานได้ เพื่อให้คุณทำงานกับลูกค้าง่ายขึ้น และมีบริการหลังการขายที่ช่วยเราตอบคำถามลูกค้า

ช่วงเริ่มต้นของปีเป็นช่วงเวลาที่เหมาะที่สุดสำหรับการเริ่มต้นทำอะไรใหม่ๆ ผู้ทำบัญชีหลายคนก็ถือโอกาสนี้ในการเริ่มรับงานบัญชี หรือเปิดสำนักงานบัญชีเป็นธุรกิจเล็กๆ ของตนเอง 

และคำถามยอดฮิตในใจนักบัญชีมือใหม่นั้นก็หนีไม่พ้นคำถามที่ว่า จะเลือกใช้โปรแกรมทำบัญชี ไหนจึงจะเหมาะสมที่สุด

การเลือกโปรแกรมบัญชีที่ดีและโดนใจผู้ทำบัญชีนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย ว่ากันว่าการเลือกโปรแกรมบัญชีที่ดีทำให้ชีวิตมีชัยไปกว่าครึ่ง เพราะโปรแกรมบัญชีเปรียบเสมือนผู้ช่วยชั้นเลิศในการทำงาน ทั้งการบันทึกบัญชี เก็บรวบรวมเอกสาร สร้างรายงานที่สำคัญ รวมไปถึงการกำหนดการควบคุมภายในที่ดี 

ดังนั้นผู้ทำบัญชีควรจะให้เวลาในการเลือกโปรแกรมบัญชีสักนิด เพราะมันหมายถึงเครื่องการันตีว่าเราจะเริ่มต้นทำงานบัญชีได้อย่างง่ายดายและสะดวกสบายมากที่สุด 

ซึ่งปัจจุบันโปรแกรมบัญชีสำหรับผู้ทำบัญชีในประเทศไทยมีหลายตัวเลือกมาก จนบางครั้งผู้ทำบัญชีเองก็เกิดอาการสับสนว่าจะเลือกโปรแกรมบัญชีใดมาใช้งานดี ในบทความนี้เราจึงมีเทคนิคง่ายๆ ในการเลือกโปรแกรมบัญชีมาฝากกัน

โปรแกรมทำบัญชี แบบไหนเหมาะกับนักบัญชี

ช่วยลดเวลาการทำงาน

ในอดีตเราคงคุ้นเคยกับการใช้โปรแกรมบัญชีแบบออฟไลน์ ที่ผู้ทำบัญชีจะต้องติดตั้งโปรแกรมบัญชีลงในคอมพิวเตอร์ก่อน แล้วรอรับเอกสารจากลูกค้าทุกๆ สิ้นเดือนเพื่อมาบันทึกบัญชี 

แต่ปัจจุบันเทคโนโลยีก็พาเราเข้าสู่ยุคโปรแกรมบัญชีออนไลน์กันแล้ว และมีการใช้กันอย่างกว้างขวาง เพราะจุดเด่นคือเป็นโปรแกรมที่ทำงานผ่านระบบคลาวด์ ผู้ทำบัญชีจึงสามารถทำบัญชีออนไลน์ได้ทั้งทางเว็บไซต์หรือแอปพลิเคชั่น ซึ่งจะช่วยลดเวลาทำงานได้หลายเรื่องคือ

  • ไม่ต้องรีคีย์เอกสารบัญชีซ้ำๆ ในโปรแกรมบัญชีออนไลน์ เพราะเมื่อผู้ประกอบการสร้างเอกสารบิลซื้อ บิลขาย ระบบจะบันทึกบัญชีอัตโนมัติ ดังนั้นภาระงานของผู้ทำบัญชีในการคีย์เอกสารจะลดลงอย่างเห็นได้ชัด
  • มองเห็นข้อมูลร่วมกัน เมื่อผู้ประกอบการสร้างเอกสาร ผู้ทำบัญชีก็จะเห็นข้อมูลนั้นทันที และเข้ามาตรวจสอบข้อมูลได้เลย ไม่ต้องรอให้ถึงสิ้นเดือนหรือสิ้นปีกว่าเอกสารจะมาส่งแล้วจึงจะทำงานได้
  • ไม่เสียเวลาในการติดตั้ง อัปเกรด หรือแบ็กอัพข้อมูล 
  • ทำงานจากที่ใดก็ได้ด้วยโน้ตบุ๊ก แท็บเล็ต หรือมือถือ จึงไม่ต้องเสียเวลาเดินทางเข้าออฟฟิศ หรือต้องนั่งอยู่ในออฟฟิศตลอดเวลา 

มีบริการหลังการขาย

หากโปรแกรมบัญชีใดไม่มีบริการหลังการขาย หรือเจ้าหน้าที่ดูแลลูกค้าให้ติดต่อแล้วละก็ ความยุ่งยากทางด้านเทคนิคนั้นจะตกมาอยู่ที่ผู้ทำบัญชีเอง เพราะฉะนั้นเวลาเลือกซื้อโปรแกรมบัญชี ก็อย่าลืมเช็กให้ดีๆ ว่าโปรแกรมเหล่านี้มีบริการหลังการขายหรือไม่ และมีค่าบริการเพิ่มเติมหรือเปล่า ซึ่งแต่ละเจ้าก็จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับโครงสร้างราคาของแต่ละโปรแกรมบัญชี

บางโปรแกรมบัญชีคิดค่าบริการแบบเหมาเป็นรายปี หรือคิดค่าแรกเข้าถูกกว่า แต่มี hidden cost อย่างค่าบริการหลังการขายเพิ่มเติมเป็นรายเดือนหรือรายปี และหากลองคำนวณดูดีๆ แล้วก็อาจจะแพงกว่าการซื้อแบบเหมาก็เป็นได้

ลูกค้าเข้าใจ ใช้งานง่าย

ความใส่ใจลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญในการรับงานบัญชี ผู้ทำบัญชีจึงควรเลือกโปรแกรมที่สามารถทำงานร่วมกับลูกค้าได้ และเหมาะสมกับธุรกิจของลูกค้า 

เช่น หากลูกค้าเป็นธุรกิจ SMEs ซื้อมาขายไปเล็กๆ หากเราเลือกใช้โปรแกรมบัญชีที่มีการทำงานซับซ้อน เป็นระบบ ERP ที่เข้าใจยาก แน่นอนเลยว่าคงไม่มีผู้ประกอบการคนไหนอยากจะใช้งานโปรแกรมบัญชีนี้ร่วมกับเรา 

หรือถ้าลูกค้ามีสต็อกสินค้า แล้วเราเลือกใช้โปรแกรมบัญชีที่ไม่รองรับการควบคุมสต็อกสินค้า ปัญหาที่จะตามมาก็คือ ผู้ประกอบการจะต้องไปหาซื้อโปรแกรมควบคุมสินค้าตัวอื่นมาใช้เพิ่มอีกต่างหาก เสียทั้งเงินและเวลาในการทำงานโดยไม่จำเป็น

ผู้ทำบัญชีจึงควรสำรวจลักษณะของธุรกิจและความต้องการของลูกค้าก่อน จากนั้นจึงจดว่าจะต้องใช้ฟังก์ชั่นอะไรบ้างจากโปรแกรมบัญชี แล้วนำมาใช้ในการเลือกโปรแกรมบัญชีที่สนใจ ถ้าสามารถทำได้ตามนี้แล้วละก็ รับรองเลยว่า เราจะได้โปรแกรมบัญชีที่ถูกใจ ผู้ประกอบการก็พึงพอใจในการให้บริการของเราด้วย

ตัวอย่างฟังก์ชั่นพื้นฐานที่โปรแกรมบัญชีควรมีเพื่อช่วยลดการทำงานของเรา ได้แก่

  • สร้างใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี และสามารถเปลี่ยนแปลงรูปแบบได้
  • จัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายได้
  • จัดการสต็อกสินค้าได้
  • สร้างเอกสารใบสั่งซื้อ และเชื่อมต่อกับระบบจัดการสินค้าคงเหลือ
  • รองรับการสร้างรายงานทางภาษี
  • มีสมุดบัญชี 5 เล่มครบถ้วน ได้แก่ สมุดบัญชีซื้อ สมุดบัญชีขาย สมุดบัญชีรับ สมุดบัญชีจ่าย สมุดบัญชีทั่วไป
  • สามารถจัดการรายละเอียดลูกค้าและซัพพลายเออร์ได้
  • มีรายงานที่จำเป็น เช่น ลูกหนี้การค้า เจ้าหนี้การค้า
  • สร้างงบการเงินได้อย่างอัตโนมัติ 
  • เพิ่มจำนวนผู้ใช้งานได้

นอกจากนี้แล้ว นักบัญชีต้องนึกถึงด้วยว่า โปรแกรมบัญชีที่เลือกมานั้นผู้ประกอบการสามารถใช้งานด้วยตนเองได้หรือไม่ เพราะต่อให้มีฟังก์ชั่นการทำงานที่ซับซ้อนตามลักษณะของธุรกิจ แต่ถ้าผู้ประกอบการรู้สึกว่าใช้งานยาก ตามไม่ทัน ก็จะทำให้ผู้ทำบัญชีทำงานกับผู้ประกอบการยากอยู่ดี โปรแกรมบัญชีที่ดีจึงควรต้องใช้งานง่ายที่สุด หรือทดลองใช้โปรแกรมบัญชีที่สนใจก่อนอย่างน้อยสัก 1 เดือน แล้วคอยตัดสินใจซื้อ